W życie weszły tzw. e-akta

Z początkiem stycznia ruszył projekt e-akta, który pozwala na skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację – przypomina ZUS. Jego główne zalety to łatwość w obsłudze i obniżenie kosztów.

Od nowego roku pracodawca ma obowiązek archiwizowania dokumentów nowych pracowników przez 10 lat. Wcześniej musiał to robić przez 50 lat. Elektronizacja akt jest obowiązkowa dla nowych pracowników. Jeśli mowa o zatrudnionych od 1999 r. do końca 2018 r., to tu pracodawca ma dowolność.

Teraz do ZUS na bieżąco będą wpływać informacje dot. czasu zatrudnienia i osiąganych dochodów. Szerszy zakres informacji pozwoli zabezpieczyć prawa dot. świadczeń z ubezpieczeń społecznych, które nabywają w czasie zatrudnienia pracownicy – tłumaczy Iwona Kowalska-Matis, rzecznik ZUS na Dolnym Śląsku.

– Pracodawca oczywiście będzie musiał przekazywać do nas więcej informacji niż do tej pory, ale dzięki temu, że akta będzie przechowywał w sieci, to obniży koszty ich przechowywania, będzie je przechowywał krócej i będzie miał ułatwiony dostęp do tych akt. My zaktualizowaliśmy program Płatnik, który służy do rozliczenia. On się automatycznie zaktualizuje albo można go pobrać na własną rękę z naszej strony zupełnie bezpłatnie. Dostosowaliśmy też konto naszych płatników, także w każdej chwili mogą wejść, obejrzeć dokumenty, które wysłali, popatrzeć na listę dot. pracowników, których dokumenty nie zostały jeszcze wysłane. Myślę, że jest to znaczące ułatwienie dla każdego pracodawcy – mówiła Iwona Kowalska-Matis.

Rzecznik ZUS na Dolnym Śląsku wskazuje, że elektronizacja akt wyeliminuje też problem w odnajdywaniu dokumentów potrzebnych do wyliczenia emerytury, jeśli zakład pracy został zlikwidowany, a dokumenty zaginęły.

ZUS organizuje szkolenia dot. zmian w zasadach przechowywania akt i rozliczania się z Zakładem, bo pracodawca musi przekazywać mu teraz więcej informacji za swoich pracowników. Informacje na ten temat dostępne są na stronie internetowej ZUS.

RIRM